グループワーク中心の新卒研修をフルオンライン化した話～2.研修運営の視点から～ 【from talentbook】
インテージグループでは毎年4月にグループ合同の共通研修を実施しますが、2020年は急遽フルオンライン化に切り替えました。ワークショップ中心の研修をフルオンラインで実施するにあたって準備したこと、実際やってみての気付きなどを、研修運営を企画した日比野 みきよ（インテージホールディングス）が振り返ります。
フルオンラインの工夫1：ビデオ会議切替え機能や、グループチャットの活用
2020年のインテージグループ合同新卒研修受講者は74名であっため、グループワークを実施するためには、少人数でディスカッションし、ワークできることが必須要件でした。集合研修として運営設計していた段階から、10チームでグループワークをすることを想定してはいたのですが、全体で進行する部分と、各グループに分かれて討議し、再度全体で進行するというサイクルを、ビデオ会議でどのように実現するか、当初悩みました。
今回はZoomのブレイクアウトルーム機能（ビデオ会議を維持したまま、個別のビデオ会議セッションに切替え、復帰することができる機能）を活用することで、問題を解決することができました。また、チャット（ログが残る）、ファイル共有、グループ分け（スレッド）ができることを要件にMicrosoft社のTeamsの活用を決めたため、こちらも研修実施前に懸念点は解消した状態から開始することができました。
実際に研修を始めるにあたっては、以下のような点を工夫しながらツールを利用しました。
①Zoomのアカウント名の先頭に「グループ名」を入れてもらう
グループ各社の新人を混合でチーム分けしたいため、自動ではなく手動でグループ分けをする必要がありましたが、これをしてもらうだけで、グループワーク開始時に、各グループのビデオ会議ルームに振り分ける作業が大変楽にできました。
②Zoomのビデオ会議には1日中入ったままにしておいてもらう
各グループへの振り分けが、その時にビデオ会議にいる人にしかできないため、基本的にはずっとビデオ会議に入ったままでいてもらう事で、無用なトラブルを避けるようにしました。とはいえ、接続不良で落ちてしまうといったこともしばしば発生したので（落ちてしまって再度ビデオ会議に接続すると、全体のビデオ会議から再度振り分けないとならない）、随時「落ちたので振り分けてください」という連絡をもらい対応していました。
③Zoomのビデオ会議主催者は、交代で持ちまわる
前述したように、グループワーク開始タイミングで随時各グループのビデオ会議へ振り分けをしないとならないため、運営担当は常時研修進行を共にする必要があるのですが、ビデオ会議主催者しか振り分け機能が使えず、分担することが困難だという事が分かりました。そのため、ビデオ会議主催者を交代で持ちまわるなどの工夫を検討しました。
フルオンラインの工夫2：実施してみてあらためて気づいたこと
このような工夫をしながら進行をしたのですが、オンラインでのワークショップだからこその気づきもありました。
①グループワークのディスカッションをログにできたことでさまざまな角度で振り返りができた
集合研修だと、なかなかディスカッションを記録することは難しいと思いますが、チャットで議論を行うことにより、こまやかな振り返りや、グループ内での相互フィードバックなどが自然とやりやすくなっていったように思います。
②チャット（テキスト）ベースでのディスカッションがアウトプット志向を促進できた
これまで会話をしながら、もしくはホワイトボード等を利用しながらグループで認識を合わせてきたことを、言語化、図式化して共有することが前提となるため、常にアウトプットをし続けながらワークをするというスタイルができたように感じました。
③よりフラットにコミュニケーションをとることができた
大人数の前で話すことに対する緊張を少なくすることができ、これまでよりも率直に話を聞けた気がします。また、PCの画面越しではありますが、距離感も近く感じられるためにより話しかけてもらっている感じもしました。場所や物理的な距離があまり気にならずにコミュニケーションできた気がします。
【研修運営の視点】おわってみてどうだったか
チャットツールの活用もワークショップを活性化する要因となりました
フルオンラインかつ、全員が自宅（同じ場所にいない）という初めての状況での研修運営であったため、リスクヘッジとしてトラブル連絡をもらう電話番号を複数名の社員で担当してもらっていましたが（大勢が電話するとつながらないため）、実際にはほぼ電話がかかってくることもなく、オンライン上でトラブル解決をしていくことができました。
フルオンライン研修の可能性を感じるとともに、新卒グループ社員の皆さんに対しては、今、リアルで会えない時間が長い分、実際に会えたときの感動が増すのではないか？と今からお会いできるのを楽しみにしています！
次回は、研修を講師として実施した視点から振り返りを行います。ぜひご覧ください。
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